Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
План
Вступ
Висновки і пропозиції
Вступ
Належне діловодство в суді є однією з важливих умов належної організації роботи суду, виконання процесуальних норм, своєчасного розгляду справ, виконання судових рішень, своєчасного та якісного надання інформації відвідувачам суду.
З метою проведення аналітичної роботи та об’єктивності показників статистичних звітів, Мурованокуриловецьким районним судом Вінницької області проаналізовано стан організації ведення обліково-статистичної роботи в суді.
Основними завданнями обліково-статистичної роботи Мурованокуриловецького районного суду Вінницької області є здійснення повного, всебічного обліку та аналізу руху і розгляду справ, формування й аналізу статистичної інформації, забезпечення об’єктивності, оперативності та цілісності інформації щодо діяльності суду.
Вказаний аналіз проводиться один раз на рік – після закінчення відповідного звітного року, з метою дослідження організаційного забезпечення роботи суду щодо ведення судової статистики та автоматизованої обробки документів первинного обліку; кадрового забезпечення спеціалістами, які займаються первинним обліком і складанням звітності суду; з’ясування стану ведення аналітичної роботи; виконання планів роботи суду; впровадження програмно-технологічних засобів обробки та формування звітів для встановлення загальних рис та тенденцій вказаної ділянки роботи; виявлення недоліків та внесення пропозицій щодо їх усунення.
Обліково-статистична робота у суді ведеться відповідно до:
- Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20 серпня 2019 року № 814 із змінами та доповненнями;
- Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 05.12.2013 N 169 із змінами та доповненнями;
- Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 р. №30 із змінами та доповненнями;
- Наказу Державної судової адміністрації України від 21.12.2018 № 622 «Про затвердження Загального класифікатора спеціалізацій судів та категорій справ» із змінами від 21.12.2021 № 425;
- Наказу Державної судової адміністрації України від 23.06.2018 №325 «Про затвердження річних форм звітів щодо здійснення правосуддя місцевими та апеляційними судами»;
- Наказу Державної судової адміністрації України від 09.03.2017 №311 «Про затвердження форм звітів щодо здійснення правосуддя місцевими та апеляційними судами»;
- Порядку повернення коштів, помилково або надмірно зарахованих до державного та місцевих бюджетів, затвердженим наказом Міністерства
фінансів України від 03.09.2013 № 787 із змінами;
- Засад використання автоматизованої системи документообігу суду в Мурованокуриловецькому районному суді Вінницької області, затверджених протоколом зборів суддів Мурованокуриловецькому районному суді Вінницької області;
- наказів, розпоряджень голови суду, керівника апарату суду, а також інших нормативно-правових актів.
Діяльність суду протягом 2021 року здійснювалась відповідно до планів роботи Мурованокуриловецького районного суду Вінницької області на перше та друге півріччя 2021 року, затверджених головою суду 04.01.2021 року та 12.07.2021. Плани роботи складаються двічі на рік керівником апарату суду та затверджуються головою суду. До плану включено актуальні питання діловодства та статистики.
План містить в собі інформацію щодо конкретного заходу, посади виконавця, а також відмітки про виконання. З планами роботи суду ознайомлюються всі працівники суду.
Хід виконання заходів плану роботи суду постійно контролювався з боку керівництва суду і обговорювався на зборах та нарадах, про що складалися відповідні протоколи.
Плани роботи суду за 2021 рік виконані в повному обсязі, про виконання заходів зроблені відмітки із зазначенням дати виконання.
Зборами суддів Мурованокуриловецького районного суду Вінницької області затверджені Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (протокол зборів суддів №11 від 07.09.2015), до яких пізніше були внесені зміни та доповнення.
Для впорядкування роботи суду розроблена, затверджена та введена в дію з 01.01.2021 номенклатура справ.
Звіти про роботу суду зберігаються в окремих номенклатурних справах за кожен рік, півріччя, квартал.
Наряди належним чином оформлені та підписані. Разом з тим копії звітів зберігаються на технічних носіях (дисках ). Супровідні про скерування звітів, підтвердження показників, акти звірок з прокуратурою зберігаються у відповідних нарядах щодо листування. У наявності є всі передбачені форми звітності.
Інструкція щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження регламентує методику формування даних у картці на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження. Картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, заповнюються належним чином. Ведеться контроль за тим, щоб у кожному розглянутому кримінальному провадженні було виписано картку на особу в автоматизованій системі документообігу суду, картки на особу, що набрали законної сили підписуються електронним цифровим підписом відповідальної особи для належного обміну із Єдиним реєстром досудового розслідування.
Картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження включені до номенклатури справ суду та з 2014 року зберігаються постійно відповідно до даної Інструкції.
Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймаються, опрацьовуються і реєструються в автоматизованій системі в день її надходження. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ у автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично. В подальшому на кожен вхідний матеріал заводиться обліково-статистична картка, а справа розподіляється між суддями в автоматизованому порядку працівниками канцелярії, які мають відповідні права доступу. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду (АСДС). Справи передаються на розгляд судді в день їх надходження, а ті, які підлягають невідкладному розгляду – негайно. Процесуальні документи, що надійшли напередодні розгляду справи або в день розгляду справи після їх реєстрації в АСДС із зазначенням дати і часу отримання цих документів, негайно передаються суддям, в провадженні яких знаходяться вказані справи. Документи, утворені в діловодстві Мурованокуриловецького районного суду Вінницької області та ті, які надійшли на адресу суду, формуються у справи відповідно до затвердженої номенклатури. Формування справ у суді здійснюється відповідальними особами відповідно до Інструкції.
Статистичні звіти в суді формуються автоматизованою системою документообігу суду на основі обліково-статистичних карток. В разі надходжень змін та оновлень до програми «Д-3», останні вивчаються, опрацьовуються та враховуються в роботі, з працівниками постійно проводяться роз’яснення, семінарські та практичні заняття, головним спеціалістом (з інформаційних технологій) постійно надається методична допомога працівникам суду в роботі з КП «Д-3».
Наказами керівника апарату суду визначено права користувачів автоматизованої системи документообігу суду. У разі прийняття на посаду нових працівників апарату суду, виносяться накази про надання їм прав користувачів в автоматизованій системі документообігу суду.
Розподіл обов’язків між працівниками апарату суду щодо здійснення первинного обліку документів і складання звітності встановлюється наказами керівника апарату відповідно до їх посадових інструкцій. Зі своїми посадовими обов’язками та в разі тимчасового покладення обов’язків відповідальний працівник в обов’язковому порядку ознайомлюється під підпис з відповідним наказом.
Організаційні питання роботи канцелярії Мурованокуриловецького районного суду Вінницької області здійснює старший секретар суду, на якого покладено обов’язок щодо організації та забезпечення її належної роботи: розподіляє обов’язки між працівниками канцелярії суду, контролює виконання ними функціональних обов’язків. Секретарем суду канцелярії, на якого наказом керівника апарату покладено обов’язок щодо прийняття, реєстрації та розподілу кореспонденції, що надходить до суду, здійснюється реєстрація вхідної кореспонденції, етапи її руху в електронному вигляді через автоматизовану систему документообігу суду.
Наказом керівника апарату суду призначено відповідальну особу за складання статистичної звітності за всіма формами, які передбачені для місцевих загальних судів. Відповідальній особі наголошено про персональну відповідальність за достовірність складання статистичної звітності. На нарадах працівників апарату суду обговорюються новели у нормативно-правових актах, що стосуються ведення статистики та діловодства. Для коректного внесення інформації до обліково- статистичних карток (далі ОСК) в АСДС, до відома працівників суду доводяться останні зміни до процесуального законодавства. Щомісячно керівником апарату суду здійснюється контроль за повнотою внесення інформації в ОСК.
Організована робота щодо оновлення шаблонів форм статистичної звітності. Завдяки даним заходам та іншим чинникам щоквартальні, піврічні та річні статистичні звіти за 2021 рік складені достовірно та вчасно направлені в електронному вигляді до ТУ ДСА України в Вінницькій області.
Фактична кількість судових справ, що знаходились в провадженні суду, у звітах відображена вірно.
За результатами кожного звітного періоду виконавці звітів проводять аналіз статистичних даних, де вказують на найбільш різкі відхилення показників даного звітного періоду порівняно з аналогічним минулим періодом.
Підсумки роботи за звітний період оголошуються на нараді працівників апарату суду та суддів і розміщуються на офіційному веб-сайті Мурованокуриловецького районного суду Вінницької області.
Первинний облік справ та матеріалів у суді ведуть секретар суду, діловод, які в автоматизованій системі документообігу суду здійснюють обробку, облік та контроль документів (справ, матеріалів та проваджень).
Обов’язки з реєстрації справ різних категорій покладено на секретаря суду Інну Панчішен, стаж роботи на займаній посаді 3 місяці. 8 років, має вищу освіту та на діловода Олену Слободянюк, стаж роботи на займаній посаді 4 роки 8 місяців, має вищу освіту.
Статистичні звіти формуються керівником апарату суду Людмила Козак, стаж роботи на посаді 13 років 9 місяців, головним спеціалістом (з інформаційних технологій) Костянтином Даценко, стаж роботи на посаді 10 років 9 місяців, які мають вищі освіти.
Працівники апарату суду, відповідальні за ведення первинного обліку справ та матеріалів, складання звітів забезпечені інструктивними матеріалами, володіють знаннями даних інструкцій, мають практичний досвід роботи. Випадків порушення послідовності реєстрації справ виявлено не було.
За 2021 рік до Мурованокуриловецького суду Вінницької області не надійшло жодної скарги на дії працівників апарату суду.
На нарадах працівників апарату суду, навчаннях головою суду та керівником апарату суду постійно зверталася увага на дотримання вимог законодавства про державну службу, боротьбу з корупцією, на правила поведінки державного службовця та етику ділового спілкування.
Підвищення кваліфікації працівників апарату суду, які займаються первинним обліком та судовою статистикою здійснюється шляхом самостійного вивчення Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20 серпня 2019 року № 814, Типової інструкції з діловодства в органах виконавчої влади, Вимог до оформлення документів ДСТУ 4163-2020, методичних рекомендацій щодо заповнення та подання відповідних форм звітностей, інших нормативно-правових актів, також в процесі проведення нарад ТУ ДСА України в Вінницькій області у режимі відеоконференцзв’язку, навчань проведених керівником апарату суду по підвищенню професійної кваліфікації працівників апарату суду, дистанційних навчань на професійній мережі «Феміда».
Також, належним чином організовано підвищення кваліфікації працівниками апарату суду. На протязі 2021 року всі державні службовці Мурованокуриловецького районного суду Вінницької області суду успішно закінчили курси «Коронавірусна інфекція: факти проти паніки», «Діалог та медіація: шлях до порозуміння», «Взаємодія органів державної влади з громадськістю», «Боротьба з корупцією», «Доступ до публічної інформації: від А до Я», «Захист прав людей з інвалідністю», та інші на платформі масових відкритих онлайн-курсів «Prometheus». За результатами підвищення кваліфікації працівники апарату суду отримали цікаві знання та відповідні сертифікати.
Працівники апарату суду беруть активну участь у навчальних вебінарах, індивідуальних навчальних практикумах, курсах, які проводяться працівниками Державного підприємства «Інформаційні судові системи» через професійну мережу «Феміда». Дистанційне навчання пройшли 8 осіб та отримали 21 сертифікат за результатами навчання, Також працівники апарату суду прослухали освітні серіали» основи кібергігієни» і «Кіберняні» національного пакету з цифрової грамотності»Дія, Цифрова освіта» та пройшли тест «Цифпрограм для держслужбовців».
Крім того, працівники апарату брали участь у вебінарах організованих ГО «Вектор прав людини», за підтримки проекту ЄС "Право – Justice» круглих столах у форматі відеоконференції за допомогою програми «ZOOM» з актуальних питань державної служби, питання вдосконалення надання судових послуг та інше.
24 червня 2021 року державні службовці Мурованокуриловецького районного суду прийняли участь в анонімному опитуванні на тему;» Формування позитивного іміджу жінки-керівника на державній службі», яке проводило НАДС спільно з Центром адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу за сприяння Навчально-наукового центру прикладної соціології «Соціоплюс» Національного технічного університету « Київський політехнічний інститут імені Ігоря Сікорського».
08 жовтня 2021 року працівники апарату суду Мурованокуриловецького районного суду пройшли онлайн-опитування на тему: « Державна службав україні: Ваша точка зору», що мала на меті визначення рівня організаційної культури на державній службі, Опитування організоване НАДС спільно із Секретаріатом Кабінету Міністрів України, Офісом реформ Кабінету Міністрів України.
На протязі 2021 року керівником апарату суду було пройдено підготовку в онлайн режимі з курсів «Діалог та медіація: шлях до порозуміння», «Державним службовцям про державну службу», «Коронавірусна інфекція: факти проти паніки» тривалістю 68 годин (2,3 кредита ЄКТС). Також я приймала участь у індивідуальних навчальних практикумах, курсах, семінарах, які проводяться працівниками Державного підприємства «Інформаційні судові системи» через професійну мережу «Феміда» на теми: «Судова статистика та складання періодичних статзвітів», «Бронювання систем відеоконференцзв’язку», «Реєстрація заяв електронного кабінету та сканування судових справ (матеріалів)», «Управління персоналом у системі «Кадри WEB», «Виготовлення документів судочинства та ведення технічного фіксування судового процесу (секретарі судових засідань)» тривалістю 18 годин. Крім того, отримала сертифікат за участь у конференції за підтримки проекту ЄС "Право – Justice» на тему: «Сервіси для вразливих користувачів суду: європейський досвід та українські практики».
У тому числі також пройшла курс «Он-лайн освіта задля сталого розвитку» програми ПРООН з розвитку регіонів «dali».
29 вересня 2021 року керівник апарату суду була учасником конференції на тему: «Діяльність суду під час пандемії: кращі міжнародні та українські практики. Засвоєнні уроки», організованою Проектом ЄС «Право Justice” спільно з Програмою USAID «Нове правосуддя» та Державною судовою адміністрацією України.
Керівник апарату суду пройшла з 18 по 22 жовтня 2021 року онлайн-підготовку та підвищення кваліфікації керівників і заступників керівників апаратів місцевих, апеляційних судів, Вищого антикорупційного суду та Верховного Суду в Національній школі суддів України (наказ Національної школи суддів України № 1073-п від 22.10.2021 року «Про видачу Сертифіката Національної школи суддів України, що засвідчує проходження 18-22 жовтня 2021 року підготовки та підвищення рівня кваліфікації за стандартизованою програмою керівників та заступників керівників апаратів місцевих, апеляційних судів, Вищого антикорупційного суду та Верховного суду») .
Головний спеціаліст (з інформаційних технологій) Костянтин Даценко з 20 по 23 грудня 2021 року пройшов онлайн-підготовку та підвищення кваліфікації головних та провідних спеціалістів з інформаційно- технічного забезпечення в Національній школі суддів України.
На протязі 2021 року всі державні службовці Мурованокуриловецького районного суду Вінницької області суду успішно закінчили курси «Короновірусна інфекція: факти проти паніки», «Діалог та медіація: шлях до порозуміння», «Взаємодія органів державної влади з громадськістю», «Державним службовцям про державну службу», «Просто про е-декларування», «Захист прав людей з інвалідністю», та інші на платформі масових відкритих онлайн-курсів «Prometheus». За результатами підвищення кваліфікації працівники апарату суду отримали цікаві знання та відповідні сертифікати.
З метою підвищення професійного рівня з працівниками суду кожного тижня протягом року проводилися заняття по вивченню чинного законодавства, інструкцій, роз’яснень та інформаційних листів, необхідних для використання в роботі.
В 2021 році проведено 57 навчання з працівниками апарату суду. Навчання проводяться відповідно до планів навчання Мурованокуриловецького районного суду Вінницької області, які складаються двічі на рік керівником апарату суду та затверджуються головою суду. Вивчаються норми Інструкції з діловодства, вимоги антикорупційного законодавства, реєстрація звернень громадян, етичні основи судової діяльності та професійна етика працівників апарату суду, можливості прикладних програм Mikrosoft Office Word, Mikrosoft Office Excel, система ЛІГА: ЗАКОН, вимоги до оформлення документів (ДСТУ 4163-2020, визначення категорії справи відповідно до Загального класифікатора спеціалізацій судів та категорій справ, затвердженого наказом ДСА України № 622 від 21.12.2018 із змінами від 21.12.2021, затвердженими наказом ДСА України №425 від 21.12.2021 та інше.
Значна увага приділяється й ознайомленню працівників суду зі змінами в чинному законодавстві. В зв’язку з цим, консультант суду постійно інформує працівників суду про зміни, які відбулися в національному законодавстві з посиланням на джерело їх офіційного опублікування, систематично готує для суддів огляд законодавчих та інших нормативно-правових актів України, що надходять до суду в офіційних друкованих виданнях.
Територіальне управління Державної судової адміністрації України в Вінницькій області надає постійно методичну та практичну допомогу з питань діловодства та ведення судової статистики у вигляді нарад у режимі відеоконференцзв’язку за допомогою програми «ZOOM», методичних рекомендацій, при необхідності - в телефонному режимі.
Відповідно до плану роботи суду та на вимогу судів вищих інстанцій суддями та працівниками апарату суду були проведені узагальнення судової практики. У 2021 році підготовлено 18 узагальнень. Узагальнення оприлюднені на сайті суду. Судом проаналізовано стан здійснення правосуддя у 2021 році, стан судимості на території Мурованокуриловецького району за 2021 рік, надсилання повідомлень про виклик до суду у вигляді СМС-повідомлень, практику суду щодо сплати судового збору, розгляд судом запитів на отримання публічної інформації тощо. Узагальнення містять план, висновки, статистичні показники, діаграми, таблиці.
Контроль за виконанням обов’язків працівників з питань обліку, реєстрації документів, якості заповнення ОСК, формування статистичної звітності, звернення судових рішень до виконання здійснюється керівником апарату шляхом періодичних перевірок роботи працівників апарату суду, результати їх проведення обговорюються на нарадах. Керівник апарату суду попереджає про перевірку під особистий підпис працівника. За результатами перевірок складається акт, в якому відображається період перевірки, напрямок роботи, виявлені порушення та надається строк для усунення недоліків. З актом працівники ознайомлюються під особистий підпис. Виявлені недоліки були своєчасно усунені. Факт усунення недоліків також перевіряється із оформленням відповідного акту. У 2021 році проведено 16 перевірок. Неодноразово перевірялась робота канцелярії суду, помічників суддів, одноразово - секретарів судових засідань, консультанта суду (по роботі з персоналом). Щомісячно проводиться перевірка роботи помічників суддів в частині внесення відомостей щодо набрання судовим рішенням законної сили у комп’ютерній програмі «Д-3».
Матеріали перевірок канцелярії суду, помічників суддів, секретарів судових засідань, консультанта суду (по роботі з персоналом) обговорювались на нарадах.
В суді постійно ведеться робота по вдосконаленню стану організації роботи, перш за все за рахунок підвищення персональної відповідальності посадових осіб та виконавців, в роботі яких виявлено ті чи інші недоліки, посилення контролю за їх роботою з боку керівництва суду.
Контроль за дотриманням працівниками апарату суду виконавської дисципліни та вимог Інструкції з діловодства щодо первинного обліку і ведення судової статистики здійснюється керівником апарату суду. У випадку виявлення порушень належного виконання посадових обов’язків проводяться відбирання пояснень та вирішується питання щодо наявності підстав для порушення дисциплінарної справи, а винних осіб - до притягнення до дисциплінарної відповідальності. В 2021 році працівники апарату суду до дисциплінарної відповідальності не притягувались.
Реалізуючи принцип гласності правосуддя та доступу до публічної інформації, Мурованокуриловецьким районним судом Вінницької області постійно проводиться робота з інформаційного висвітлення діяльності суду: інформація про організацію діяльності суду (графік роботи, порядок прийому громадян, порядок доступу до публічної інформації, зразки документів, що подаються до суду, реквізити рахунків для оплати судового збору та інших платежів на користь держави), а також щодо здійснення правосуддя (результати автоматизованого розподілу позовних заяв, призначення справ до слухання, рух справ за апеляційними скаргами тощо) постійно висвітлюється на офіційній веб-сайті суду. За 2021 рік на веб-сайті суду було опубліковано 165 повідомлень.
Рішенням Ради суддів України від 02 квітня 2015 року № 28 затверджено перелік базових показників роботи суду, що підлягають застосуванню з метою аналізу їх діяльності за півріччя та рік. Базові показники публікуються на веб-сайті суду починаючи з 2015 року. Також на веб-сайті суду розміщуються статистичні звіти, починаючи з 2013 року.
Також корисна інформація для громадян та юридичних осіб розміщується й дошці оголошень в холі суду. Зокрема, розміщена інформація про порядок функціонування у суді системи «Електронний суд», яка надає можливість отримувати копії процесуальних рішень по справам через електронну скриньку учасника судового процесу, а також отримання інформації про дату та час розгляду справи за допомогою SMS-повідомлень на мобільний телефон. За результатами використання функціоналу «Електронний суд», протягом 2021 року судом було надіслано 1210 процесуальних рішень по 425 справах та направлено 1396 викликів осіб до суду з використанням SMS -повідомлення. Даний функціонал є зручним та створений з метою швидкого розгляду справи.
Крім того, з метою забезпечення більш оперативного розгляду судових справ та уникнення затягування судового процесу, протягом 2021 року судом було проведено 183 засідання в режимі відеоконференції , з них з іншими судам146 та 6- з установами Державної пенітенціарної служби України під час розгляду судових справ.
Наявний стан матеріально-технічного та кадрового ресурсу для роботи в підсистемі «Електронний суд». Через підсистему «Електронний суд» у 2021 році до суду надійшло 2 позовних заяви, 1 заява в порядку виконання судового рішення( зміна сторони у справі), 4 заяви про вступ у якості представника, 8 скарга на рішення, дії чи бездіяльність слідчого, прокурора та інших осіб, 2 позовні заяви, 1 заява про вступ у якості представника, * заяв із процесуальних питань, 1 відзив, які були зареєстровані.
В зв’язку з запровадженням даної підсистеми виникла потреба у роздрукуванні матеріалів, що надходять в ній, які призводять до збільшення витрат з використання паперу та обсягів заправки картриджів.
Висновки і пропозиції
З огляду на викладене вище, можна зробити висновок, що протягом 2020 року обліково-статистична робота в Мурованокуриловецькому районному суді велася на належному рівні та здійснювалась відповідно до нормативно-правових актів, які регулюють питання діловодства та судової статистики.
Необхідно наголосити, що найтиповішими недоліками при веденні первинного обліку залишаються неповнота або неправильність заповнення інформації в обліково-статистичних карток у відношенні до матеріалів справи чи судового рішення, а також недотримання Загального класифікатора спеціалізацій судів та категорій справ, затвердженого наказом ДСА України № 622 від 21.12.2018 із змінами від 21.12.2021 , наказ ДСА України № 425 (у кількох справах неправильно було визначено категорію справи).
З метою поліпшення обліково-статистичної роботи необхідно здійснити такі заходи:
Керівник апарату суду Людмила Козак
_03_03.png)
